Kan deler av årsoppgjøret for investeringsselskap flyttes til høsten?
Årsoppgjøret for investeringsselskap samler ofte mye arbeid i løpet av noen få hektiske måneder på våren. Ved å avstemme porteføljen på høsten kan deler av arbeidet flyttes til en roligere periode. Når transaksjoner, kostpriser og beholdninger er kontrollert før årsskiftet, blir årsoppgjøret mer preget av kontroll og mindre av dokumentjakt og hastesaker.
For mange regnskapsførere er arbeidsbelastningen gjennom året skjevt fordelt. Januar til juni domineres av årsoppgjør, mens høsten ofte gir mer rom for kvalitetsarbeid og oppfølging.
Spørsmålet er derfor ikke om årsoppgjøret kan unngås. Spørsmålet er hvor mye av arbeidet som faktisk kan gjøres før årsskiftet.
For investeringsselskaper kan svaret være mer enn mange tror.
Det er her høstavstemming kan ha verdi.
Hva er høstavstemming?
Det vi kaller høstavstemming, er en systematisk gjennomgang og kvalitetssikring av investeringsselskapets portefølje før årsskiftet.
Målet er ikke å gjøre årsoppgjøret ferdig på forhånd. Målet er å etablere en kvalitetssikret status mens informasjonen fortsatt er fersk, slik at årsoppgjøret kan bygge videre på arbeid som allerede er gjort.
Når transaksjoner, kostpriser og beholdninger er kontrollert før årsskiftet, reduseres behovet for dokument-jakt og omfattende avklaringer i årets mest hektiske periode.
Dokumentasjon er ferskvare
En av de største fordelene med høstavstemming er at dokumentasjonen fortsatt er tilgjengelig.
En emisjon gjennomført i september eller oktober, er som regel enkel å dokumentere noen uker senere. Investeringsavtaler, emisjonsdokumenter og meldinger fra fondsforvaltere ligger fortsatt lett tilgjengelig. Etter flere måneder kan situasjonen være en annen.
Dokumentasjonen er kanskje lagret ulike steder, personer har glemt detaljer rundt transaksjonen, og innhenting av informasjon tar mer tid enn selve regnskapsarbeidet.
Når spørsmål stilles kort tid etter at transaksjonene fant sted, blir avklaringene ofte både raskere og mer presise.
Gevinsten ligger i arbeidsflyten
Høstavstemming reduserer sjelden den totale arbeidsmengden.
Gevinsten ligger i at deler av arbeidet flyttes fra mars og april til oktober og november.
Mange utfordringer oppdages tidligere:
Manglende dokumentasjon
Feil i registrerte transaksjoner
Uavklarte kostpriser
Avvik mellom depot og regnskap
Manglende tilganger til banker og meglere
Når slike forhold identifiseres før årsskiftet, blir de langt enklere å håndtere enn midt i årsoppgjørsperioden.
Resultatet er ofte bedre kontroll, færre overraskelser og en jevnere arbeidsbelastning.
Særlig relevant for årskunder
Gevinsten er ofte størst for investeringsselskaper som i hovedsak behandles i forbindelse med årsoppgjøret. For kunder som føres løpende gjennom året, er mye av kontrollarbeidet allerede utført.
For årskunder samles derimot store deler av arbeidet tradisjonelt etter årsskiftet. Da kan høstavstemming være en effektiv måte å flytte deler av arbeidsbelastningen til en roligere periode. Forutsetningen er naturligvis at transaksjonene for året er registrert før avstemmingsarbeidet starter.
Velg kunder etter kompleksitet
Det er lett å tenke at kunder med mange transaksjoner bør prioriteres først.
I praksis er kompleksitet ofte viktigere enn volum.
Et investeringsselskap med mange handler i børsnoterte aksjer kan ofte håndteres effektivt når årsoppgavene kommer. Et selskap med få transaksjoner kan være mer krevende, dersom transaksjonene består av emisjoner i unoterte selskaper, fondsinnbetalinger eller utdelinger fra private equity-fond.
For disse kundene er dokumentasjonen ofte ferskvare. En utdelingsmelding eller et emisjonsdokument er gjerne enkelt å finne i oktober, men betydelig vanskeligere å spore opp flere måneder senere.
Derfor er det ofte disse selskapene som har størst nytte av en høstavstemming.
Hva kan gjøres på høsten?
En høstavstemming per for eksempel 31. oktober kan omfatte:
Kontroll av registrerte transaksjoner
Avstemming av beholdninger mot depot
Gjennomgang av kostpris
Sammenligning mellom regnskap og portefølje
Innhenting av dokumentasjon
Oppfølging og lukking av avvik
Til årsoppgjøret gjenstår da primært transaksjoner etter avstemmingsdato, årsoppgaver, formuesverdier og endelige skattemessige kontroller.
Arbeidet starter dermed fra en kvalitetssikret status, i stedet for fra null.
Jevnere arbeidsbelastning gir bedre kontroll
For investeringsselskaper med komplekse investeringer handler høstavstemming først og fremst om bedre arbeidsflyt.
Arbeidsmengden forsvinner ikke. Men noe av belastningen flyttes fra mars og april til oktober og november. Avklaringer tas tidligere, dokumentasjon hentes inn mens den er lett tilgjengelig, og årsoppgjøret kan bygge videre på arbeid som allerede er gjort.
Dermed blir årsoppgjøret mindre preget av hastearbeid, og mer preget av kontroll.
